Mit jelent a változásmenedzsment?

A változásmenedzsment a szervezetek jövőállóságát biztosítja

• a stratégiai célok,
• a vezetés,
• a szervezeti működés, kultúra
• és a technológia

összehangolt fejlesztési folyamatának kézben tartásával. Ez egyszerre jelenti a változás folyamatának erős, rugalmas és tudatos irányítását, és az emberek kreatív önszerveződésének támogatását.

Mindezt olyan változási megközelítések alkalmazásával tesszük, amelyek lehetővé teszik az emberek számára a változásokkal való azonosulást és az azokhoz való alkalmazkodást is.

A hatékony változásmenedzsment képességként is beépül a szervezet létébe, működésébe, identitásába, azaz része lesz a kultúrának, amiben a szervezet tagjai kezdeményezik és vezetik a változásokat, nem pedig félik és elkerülik azt. A változásvezetési képesség így válik tartós versenyelőnnyé a szervezetek számára.

Milyen kihívásokra ad választ a változásmenedzsment?

A változásmenedzsment szükségessége több szinten is megjelenhet egy szervezetben:

• A Működés gyorsítására a felsővezetés felé eszkaláció – felfelé delegálás – csökkentésével, a felhatalmazás és autonómia erősítésével.
• A munkatársak energiáit mozgósító, a működés átfogó megújulását célzó kezdeményezések fenntarthatóságát tudja biztosítani.
• Amikor a szervezeti méret növekedése és a feladatok komplexitása kiköveteli a működési modell átalakítását.
• Felvásárlások és összeolvadások során a lehetőségeket teljesen kihasználó új célrendszer és szervezeti működési modell kialakításakor és beüzemelésekor.
• A szervezeti kultúra változását is eredményező új együttműködési keretek és vezetési stílus bevezetésekor.
• IT rendszerek bevezetésekor a felhasználói elköteleződés erősítése, az integrációs költségek csökkentése és a bevezetési időkeretek optimalizálása érdekében. Új üzleti modell és szervezet felépítésének folyamatában.

Mik a főbb lépései?

I. A helyzetkép és értelmezése – a diagnózis

Az érintettek  bevonásával azonosítjuk a jövőállóság szempontjából kritikus területeket, például: digitalizáció, ügyfélorientáció, szervezeti kultúra, folyamat- és értékáram-hatékonyság, fenntarthatóság, rugalmas fejlesztés. Feltárjuk a működést nehezítő elakadásokat, a kihasználatlan lehetőségeket és inspiráló külső és belső példákat is. A helyzet közös értelmezése sok energiát mozgósít a továbblépéshez is.

II. A változás hatásos megközelítése – a design

Felszínre hozzuk, kimondjuk vagy kimondatjuk a változások kulcskérdéseit, dilemmáit és azonosítjuk a kihívásoknak való megfeleléshez szükséges készségeket és képességeket is. Együtt fogalmazzuk meg a változások kívánt irányait és eredményeit, amire építve kialakítjuk a kritikus átmenetekben a vezetőket és munkatársakat egyaránt  is támogató változási kereteket és folyamattervet.

III. Változások komplex támogatása – akciók

Változástámogató workshopok, szakértői támogatás, új együttműködési módszerek átadása, egyének és csapatok fejlesztése során segítjük az új szemlélet és eszköztár alkalmazásának erősödését, áttörést hozó megoldások kialakítását és beépítését.

Támogatjuk, és ha kell provokáljuk is a vezetőket, hogy az eddigiektől eltérő szempontok szerint  is láthassák a helyzetet és a lehetőségeket, amikre építve bevonhatják csapataikat, erőforrásként építhetnek az ellenállásra, feloldhatják a konfliktusokat és intézményesíthetik a változásokat.

A változási folyamat sikerében kritikus szerepe van az érintettek széles körű bevonásának, ami nemcsak a változások „eladását” teszi sokkal egyszerűbbé, de a kezdetektől mobilizálja a szervezeti energiákat és megalapozza a mindennapi működés átalakítását is.

IV. Értékelés

Agilis szemlélettel dolgozunk: rendszeres értékeléssel és visszacsatolásokkal hozzuk létre a tanulást, a tapasztalatok beépítésével rugalmasan alakítva a változási folyamat következő lépéseit.  Így biztosítjuk, hogy a szervezetek ne pusztán a környezeti változások lekövetői, hanem azok versenyelőnyt jelentő rugalmas alakítói is lehessenek.

Tipikus kérdések:

A szervezet “puha” és “kemény” oldalával hogyan foglalkozunk?

Egyszerre, párhuzamosan. A “puha oldal” (kultúra, emberek) változására a legnagyobb hatással a “kemény oldal" (célok, struktúra, folyamatok, módszerek és rendszerek) fejlesztése hathat, az emberek fejlődése pedig visszahat a “kemény” elemekre is. Ezekre a kölcsönhatásokra tudatosan érdemes építeni egy változási folyamat tervezésekor.

E párhuzamos megközelítés nagyban segít az igazi kemény dió, az emberek és kultúra változtatásában.

Megelőzhető-e az ellenállás, hogyan dolgozunk vele, ha mégis megjelenik?

A változásokkal kapcsolatos ellenállásokra mi természetes jelenségként tekintünk. Nem törekszünk a kiküszöbölésükre. Igyekszünk minél korábban felszínre hozni a kritikus vagy ellenző hangokat, és a változás szolgálatába állítani a kételyeket, illetve megszüntetni az alapvető akadályokat.

A változásokkal kapcsolatos ellenállás egy része csökkenthető a pontos és időszerű kommunikációval, az ellenállás mögött lévő kérdésekről való nyílt párbeszéddel és a változás érintettjeinek széles körű bevonásával a változás tartalmi és folyamati kérdéseinek kidolgozásába.

Folyamatos változásban élünk – van-e értelme így külön change managementről beszélni?

Igen, sőt! Ezért válik kulcsképességgé a változásmenedzsment egyéni és szervezeti szinten is. A gyorsan változó környezetben még fontosabb az egyén és a szervezet kettős képeségének fenntartása is: legyen nagyon hatékony a jelenlegi ügyfeleinek kiszolgálásában a jelenlegi szolgáltatásokkal/termékekkel, miközben folyamatosan megújítja a működését és szolgáltatásait/termékeit.  Kulcskérdés, hogy hogyan építjük be az alapműködésbe az aktuális változáshoz használt és az újólag megtanult, a folyamatos változásokhoz, “önmegújításhoz” szükséges módszereket és rutinokat.

Lehet-e úgy változást kezdeményezni, hogy nem tudom az elején pontosan, hogy hová akarok eljutni?

Ha világos a stratégia alapja, a 4 Világítótorony – a szándék, a jövőkép, a küldetés és alapértékeink –, és egyértelműen megjelenik a feszültség az aktuális eredmények és a stratégia között, akkor a változásmenedzsment feladata annak a keresési folyamatnak a kialakítása és vezetése, amiből kialakul a megküzdés lehetséges módja is és a kívánatos célállapot is. A gyorsan változó környezetben nem is a rögzített hosszú távú cél, hanem az erős alapot jelentő küldetés és értékrend, illetve a pontos és éles helyzetértékelés jelöli ki az irányt, amire építve megfogalmazhatók a rövid távú változási akciók is. E tapasztalatok segítenek a változási irányok folyamatos pontosításában is.  

Változásvezetés, -támogatás, -kísérés – hogyan alakul ki, hogy melyikből mennyire lesz szükség egy folyamatban?

Az, hogy tanácsadóként mivel tudjuk a leginkább segíteni, az a konkrét helyzettől és a változási folyamat aktuális szakaszától is függ.  Például:

• Facilitátorokként támogatjuk a stratégia megfogalmazását,
• szakértőként vezetjük a változási folyamat meg- és újratervezését,
• és kísérőkként is állunk a vezetők mögött, támogatva módszertani hatékonyságukat és elakadásaik feloldását is. Célunk, hogy ügyfeleink az együttműködéseink során önállóvá váljanak a korábban még teljesen újszerű helyzetekben.